下面是小编为大家整理的办公室主任应该具备能力3篇,供大家参考。
怎样做好办公室主任？办公室主任应认识到自己所处的地位和所应发挥的重要作用，爱岗敬业，尽职尽责地履行自己的职责，富有成效地做好办公室工作。以下是人见人爱的小编分享的办公室主任应该具备的能力优秀3篇，希望能够帮助到大家。
办公室主任应该具备的能力 篇一
1、负责办公室日常事务(来客来电接待；办公室环境；办公室办公资源购置、配发、管理);
2、负责办公室日常办公制度维护、管理。各类会议的组织协调工作，做好会议通知发放、会议组织管理、会议纪要撰写、记录整理归档等各项工作；
3、负责办公室各部门办公后勤保障工作。
4、负责对全体办公人员(各部门)进行日常考勤。
5、 公司资料收集、整理、归档(学习资料；宣传资料；参考资料；照片);
6、 办理员工入、离职手续，员工合同签订及合同续签；
7、公司的维护
8、领导交办的其他工作。
办公室主任应该具备的能力 篇二
1.负责接受与传达领导的指示和要求，并了解监督、检查、执行情况，做到上情下达；收集整理有关资料，及时全面地向领导反映情况，做到下情上达。
2.负责办公会的组织准备工作，整理会议纪录，起草会议纪要。 1
3.负责请示、报告、联系等事宜的收发、呈批、催办、接待工作，并按领导批示进行答复处理工作。
4.负责有关文件的打印、分发和通信工作及文件的立卷工作。 5.负责文秘、机要、档案、保密、文印、内外收发等业务； 6.负责对各类公文、会议、活动文件、材料的行文格式进行审核、把关等。
7.负责打印、复印设备的管理、维修等。
8.负责介绍信的保管、出具和年终归档工作。
9.保管单位公章、党委章，并按规定和审批程序对有关文字材料加盖公章。
10.负责机要文电、材料的收发、传阅、归档、上交工作。按照要求复印带密级文件，严防失密泄密事件的发生，草拟年度保密工作总结，上报主管部门。对需要销毁的文件按审批程序由领导签批后，由保密办统一销毁。
11.每周一负责向上级单位报送上周重要信息，每周五下午，提出下周日程安排意见，打印并下发。
12.参与设计年度工作计划和总结的草拟。
13.负责来访人员的接待工作。
14.完成领导交办的其他任务，协助其他岗位的工作。
怎样当好一名办公室主任 篇三
这个课题涉及面比较广，我以我个人的理解简单说一下我个人的观点。
一、角色认知：
办公室是一个综合职能部门。根据企业性质不同，往往存在于劳动密集型企业，特别是分工粗放的民营企业中居多。在外企或分工精细的企业，往往被其它职能部门所取代。
办公室职能主要是起到承上启下、沟通内外、协调左右、联系各方的枢纽作用。他的角色首先是企业决策者的“幕僚作用”，通过吃透、体会最高决策者的理念、想法，去落实并延伸决策者决策力量；其次是企业的“服务作用”，通过相应的激励及导向的手段，服务于企业的公共决策，建立起劳、资和谐的劳动关系；其次是管理的“监督作用”，企业战略明确之后，对企业而言最重要莫过于流程体系及公司管理制度的执行、完善与再造，通过全面而有效的监督，去提升执行力，去推动企业规范化建设，去规避市场风险，去降低运营成本，让公司的整体运作在公司管理的掌控视线之内。
二、工作认知：
1、企业规范化(标准化)建设方面：
a、协助企业决策者制定企业战略目标
建房子之前，应该有建设图纸，用于指导建设。对于企业而言，最需要明确的是企业战略规划，它对于企业来说就是“图纸”的作用。
办公室主任应该以自己的观察与决策者一起，规范企业的战略目标，主要内容是企业产品的定位，主打市场定位，行业定位，销售群体定位以及定价策略规范。
b、协助企业决策者规范企业流程体系
企业流程体系就如同人身体里的血液经络一样。
企业战略规范之后，应该协助企业决策者致力于企业流程全系的规范。通过对现有流程的识别、展示、分析与完善，规范体系流程，并落实流程责任人、执行人、监督人与检查人，持续推动流程体系建设。
流程体系不是越多越好，而应该本着简明、适用的原则制定，并且要落实责任人。千万不能学iso9000，制作了上百个流程，不分主次，不落实到人，最终是锁到柜子里，摆设而已。
c、规范企业组织结构
企业要想持续发展，前提之一就是要岗位明确，责任清晰，否则，平日里相安无事，一旦出现问题之后就会相互推诿、扯皮。
组织结构应该要根据企业的性质、规模、现实情况而定，而不能一味跟风。形式上无所谓，只要能适合企业即可，一旦形成并书面化之后，组织结构应该服务于公司流程和企业战略，杜绝管理随意性的弊端。
d、规范企业部门职能
一旦确立企业组织结构之后，就需要对部门职能进行规范。即所谓的“三定”：定岗、定编、定员。
部门职能应明确部门目标、部门关系、部门任务、公共职能、工作形式等相关内容，通过对部门上述内容的概括规范，主要目的是减少部门与部门之间的内耗，从而达到减少企业内部运营成本的目的。
有些部门人员，素质或文化水平可能不会太高，所以，就需要避免大篇幅的平铺直叙，而是要采用表格化的形式，加以监督、控制。
e、规范企业岗位职责
部门规范之后，需要进一步对岗位进行界定和规范。
岗位规范应该主要从任职资格描述、岗位价值分析、胜任力模型三个方面入手。 首先是确定任职资格描述。定岗是说明需要什么岗位，定编说明这个岗位需要多少编制，定员是说明什么样的人能够胜任这个岗位，这就是任职资格的问题。
其次是岗位价值分析，它的作用在于考虑为岗位支出的人工成本是否合理。岗位分析应该着重考虑岗位对公司战略意图和战略目标的贡献有多大，而不是考虑在岗人员的学历、资历、岗位在社会中的稀缺程度、风险的承担等因素。
再次是胜任力模型，它的作用在于跟踪、考察各个岗位上的任职人员的能力和素质，看其在公司发展过程中是否能够不断跟进部门发展的需要，如果不能够满足，则要么重新招聘，要么将不符合条件者转移到适合其能力的岗位上，要么对目前任职人员制定培训计划。
以我个人以往的工作经历，岗位规范方面 ，我一般会制定出“一表三书”的岗位资料来进行规范，一表指的是岗位工作流程，每个关键岗位都应该有一份该岗位完整的日常工作流程，从上班到下班；三书指的是岗位说明、任职资格书和岗位承诺书。这“一表三书”环环相扣，互为因果。先有工作流程，然后有岗位说明书，岗位说明书是针对工作流程所作的说明；任职资格书又是对岗位说明书中所提到的要求进行具体描述；岗位承诺书进而对任格资格书进行书面化、细分。
流程，是让员工知道做什么；岗位说明，是让员工知道怎么做；任职资格，是让员工知道做这件事所需的条件；承诺书，是让员工对自己工作所作的承诺进行确认。
f、管理制度的规范
企业管理规章制度是企业内部的“法律”。
管理制度扮演着约束、导向、激励和凝聚的作用。管理制度重在落实，贵在坚持。管理制度不是越多越好，只要它适合公司，满足公司管控的需要，它就是好的。管理制度的实施应该立项，什么时候试运行，什么时候正式实施，什么时候进行修订，什么人负责落实，什么人负责监督，什么人负责检查，诸如此类。它是一个循环过程。
2、人事管理方面：
a、做好人力资源规划。
应该依托现有的信息，对内部进行人力情况做个全方位的排查，做出内部人力
清单。明确现有的人力资源情况，比如学历分布、年龄分布、地域分布、薪资分布、人力满足情况等，这些都是将来人事管理的前提条件。
b、做好员工招聘。
用工成本提高，和“民工荒”，是目前招聘工作的突出问题。
合理的用工风险规避和合理的用工措施，是减少用工成本的重要方面。在《劳动合同法》的前提下，重点做好员工信息的发布、合理的招聘、试用、合理的设臵试用期、合理的进行员工关系的处理。技术性要求不高的岗位，合理利用暑期工和临时工，也可以适度减少成本，当然了，企业需要有较好的质量管控手段。
“民工荒”问题带来的，不仅是员工难招，更重的是让企业 ..c n 依靠廉价劳动力赚取企业利润的想法彻底失效。企业应该在招聘“闪光点”上想出办法，就是企业要明确，有什么可以吸引员工的眼球。与此同时，拓宽招聘渠道，采取多种形式的招聘策略，比如内地(云南、安徽、甘肃、陕西)依靠当地政府和当地民间机构的招聘。
c、做好员工培训。
员工培训是企业人力资源开发的重要手段之一。
培训是个体系，从培训计划、师资、教材、实施、测评、反馈，需要建立一套完整的反馈机制。
d、做好绩效考核。
绩效考核是人事管理的重心，也是企业管理的核心工作之一。
绩效考核前提是企业员工稳定、流程稳定和经营稳定，具备这些前提之后，企业需要将职责明确，权责细分，充分地的做好员工的培训教育和宣传工作，方可根据企业的具体情况选择适合的考核方式。否则，绩效考核是把双刃剑，不仅使内部员工关系紧张，而且会扰乱内部正常的经营，最终流于形式，不了了之。
绩效考核方法有很多，比较流行的有kpi、mbo、bsc和360度考核等，考核办法无所谓好与坏，适合即可。
以我个人的经历，企业实行绩效考核应注意以下几点：
1) 组织结构明确、完善。人尽其责，各司其职；
2) 上下对考核应认识一致。绩效考核是管理的一种手段，不是企业利润的再
分配。
3) 指标设臵需合理。不能太高也不能太低，太低的话，失去了考核的意义，
太高的话，最终只是流于形式。
4) 涉及员工切身利益的地方需要谨慎。
5) 先从办公室入手，慢慢推广。
e、做好薪酬体系建设。
薪酬体系是企业管理中最敏感的内容。
薪酬体系应该兼顾内外相对的公平，并且应从企业战略的角度考虑。基本工资是保健的作用，考核工资是激励的作用。各自权重的比例，不仅要说企业性质，更应看重具体岗位的性质。
f、做好劳动用工风险规避
2008年实施的《劳动合同法》对企业来说，带来了更多的用工风险，企业的自主权进一步降低，用工成本进一步上升。
这就要求合理的规避企业用工风险，主要体现在及时签订劳动合同、合理设臵试用期、明确岗位职责和要求、合理解除劳动关系、合事缴纳社保等等。
3、行政后勤管理方面：
a、公共关系处理。
妥善处理内部矛盾，平衡各方步伐，以内部工作例会为渠道，疏通各部门；对外积级参与公共事件，树立鲜明的企业文化。
b、安保管理规范
明确责任，健全门禁、安保、厂区巡逻及检查机制，安装防盗装臵，确保公共财务安全。
c、宿舍管理规范
建立入住明细，安排专人检查，合理使用水、电，消除安全隐患，杜绝浪费现像。专人专管，责任到人。
d、饭堂管理规范
主要做好饭堂卫生与服务工作。制作员工菜谱，全过程监管。
e、司机管理规范
司机是公司对外的窗口，是公司管理水平的体现。
主要从车辆的摆放、行驾里程记录、保养、加油记录，同时司机人员需进行相关礼仪、保秘等相关培训。
4、公司管理数据化规范。
数据，是公司管理决策的依据。
a、 企业erp项目推动。
b、 各部门报表的设臵、检查与分析。向决策者提供建议。
三、题外话：空降部队“存活率”低下的个人看法。
中国民间有句古话：外来的和尚好念经。可是中国企业聘请的空降兵(管理学上，大家习惯把企业招聘的一些职业经理人称之为“空降兵”)存活率并不高。有人甚至总结出：空降兵存活一年内是危险期，存活六个月是正常现象，存活三个月是基本规律。
很多企业招聘职业经理人，刚开始的时候都是相谈甚欢，可后来就形同陌路，甚至“反目成仇”。我想主要原因是，包容问题，大家不能相互包容对方的缺点与不足，企业与人，其实都一样，都有自己的不足，这就需要大家即要看重对方的优点，更要包容对方的缺点。
一、 做为求职者，应该注意几点。
1、空降前需要对企业文化的认识做充分认识了解。对于空降兵来说，企业文化很重要。因为个人业绩和发展空间很大程度也受到企业文化的影响，而好的文化氛围也可以增强空降兵的归宿感。
2、空降前需要对企业招聘的岗位充分的认识了解。大多数企业选择空降兵的目的是想通过引进人才推动某方面的工作或者变革，有的看重专业技能，有的看重背后资源，有的只是想冲击内部文化。
3、空降后需要与上司真诚、充分沟通。很多职业经理人空降后，有些人认为已经得到老板充分的认可，忽略了与老板的沟通，结果互相越来越不信任，空降兵多为处于一种自生自灭的状态。
4、空降后低调处事，新官上任不要三把火。职业经理人落地后，往往会有非常强烈表现的愿望。一方面企业领导者在短期内会对空降兵有业绩考察，另一方面职业经理人也希望做出成绩证明给大家看，在老员工面前树立权威。有人到新环境后，大刀阔斧地改制度、发表言论、甚至不惜打击老员工显示自己，这些做法都被证明是不恰当的，反而容易遭到失败。落地后除了与上司保持顺畅的沟通外，更要埋头做事，低调为人，尽快融入团队中。
二、 作为企业，应该注意以下几点。
1、企业招聘需做好授权准备，适当的授权。
2、企业招聘需作好心理准备，而不只是冠了一个名头。企业老板希望透过一个职业经理去改变下边时，却没有意识到系统问题的根源大多出在自己身上。职业经理依之，将因错位导致舍本逐末；反之，试图改变老板的结局，往往注定失败的是自己。因此，我们公司招聘高管，必须在您认识并接受改变自己的时候。
3、老板的格局决定一个企业的战略，有什么样的战略就会有什么样的企业。
4、管理用人方面的准备。
1)不能仅仅只换一个包工头，想领着原来一帮盖草房的泥瓦匠盖起高楼大厦是不可思议的一件事。
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